郵件是外貿業(yè)務中常用的溝通方式，一封好的郵件對您開發(fā)客戶是很重要的。不管您是做什么產品的外貿，寫郵件的重點都是大同小異的，從郵件標題，郵件信頭，郵件正文，到郵件落款。今天給大家分享一些郵件中的書寫小技巧，讓您提高業(yè)務水平。
郵件主題
一封郵件的主題一定要簡單扼要，符合郵件的主題內容。一般都是以客戶所需的產品名稱作為郵件的主題。
注意郵件主題要盡量避免使用標點符號，避免使用大寫字母縮寫形式，以免郵件被過濾掉，使客戶無法接收到我們的郵件。
對于同一主題下的郵件往來，盡量在原郵件回復，便于雙方了解事件的進展。如果有新事件需要聯(lián)系時，要用新的郵件新的主題回復，避免造成誤解。
2.郵件抄送
發(fā)送郵件時，要根據(jù)郵件的具體內容抄送給自己的主管和相關崗位的工作人員，這么做的；很大好處就是讓客戶感到你的公司很正規(guī)很系統(tǒng)，提升公司在客戶心目中的形象；同時讓相關人員了解掌握相關內容，減少溝通成本；讓主管可以隨時跟進監(jiān)督自己的業(yè)務情況，及時提出合理的指導和建議。
回復郵件時，“Reply all”抄送給客戶來函時抄送的其公司相關人員，這樣做既可以省去客戶收到你的郵件后要轉發(fā)給相關人員的麻煩，又讓客戶感到溫暖。
3.郵件內容
在郵件內容上，需要簡明扼要，海外不少的客戶都不喜歡繞圈子，直接切入主題或許會取到不錯的效果，但是在做到簡而精同時，別忘了在簡單的內容中描述自己的產品特點,同時也要注意以下幾點：
1、稱呼：稱呼屬于禮儀，禮儀講究的就是客尊原則，要注意對應性。無論客戶首發(fā)還是后續(xù)郵件，如果客戶稱呼你“Hi A”，你的回復應當是“Hi B”；如果客人郵件稱呼“Dear Mr.名+姓”你的回復應當是“Dear Mr.名+姓”，不能搞反成“Dear 姓或者名”。
2、全面：客戶郵件中，如果提了三點要你回答的問題。你回答了其中兩點就結束，且不管你這兩點回答的質量多么專業(yè)、多么好，另外一點不回復，既不說明為什么不能回復，更不交代何時回復。是丟三落四呢，還是對客人不夠尊重？換位思考，若你是客人，請問你又作何感想？如果客戶問題較多，為方便客戶可以在客戶原郵件問題上標注進行回復。
3、及時：對于客戶的來函，必須秉持及時回復的原則，要了解客人所在地的時差，不能讓客人次日看到回復。如果不能及時回復客人郵件中提出的問題，應當回復說明何時答復復客人，并在承諾的時間內予以答復。
4、重點：郵件中內容，要引起客人注意和重視。盡量不要使用紅色等顏色，因為對于顏色的禁忌各國各有不同，稍有不注意就會引起客人的反感。比如：比利時人最忌藍色，如遇不祥之事，都用藍衣作為標志；泰國忌紅色，認為紅色是不吉利的顏色，因為寫死人姓氏是用紅色；伊拉克 討厭藍色，視藍色為魔鬼，在日常生活中忌諱使用藍色... ... 所以函電中需要重點標記的內容，直接加重加粗就可以了。
5、禮貌：多使用Would you please... 和 Please kindly let me know ... 等比較禮貌客氣的語句。另外，如果客人郵件中熱情地說了一大堆，他是如何喜歡你的國家和城市，你回復時應該禮貌性回一句“是啊！謝謝，你的國家也很美！”。你如果只字不提，那客人不是“熱臉貼了你的冷屁股”了嗎？ 如果客戶郵件中說：How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回復的郵件中卻找不到與此所對應的回復語句，那也屬于不禮貌的行為。
4.簽署落款
這一般包括發(fā)信人的姓名、職務外加公司的名稱、地址、電話、傳真、網址等。一個漂亮的落款也顯示公司的正規(guī)和實力，如果不會弄，就找專業(yè)的人士設置一下吧，這是很有必要的！
